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Homeoffice ist dieser Tage in aller Munde. Das Coronavirus (COVID-19) zwingt Unternehmen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Einige Unternehmen arbeiten schon sehr fortschrittlich und digital, andere stehen jetzt vor grossen Herausforderungen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit bereits, andere müssen diese jetzt sehr schnell kennenlernen. Wir haben Tipps und Tricks, um im Homeoffice erfolgreich zu sein.
Ich bin Ana, Marketing Managerin bei der itnetX (Switzerland) AG und ich bin bekennende Homeoffice-Liebhaberin. Mir gefällt es, morgens aufzustehen und zu wissen, dass ich nicht gleich in die volle S-Bahn steigen und ins Büro fahren muss. Und, dass mir meine Chefs so viel Vertrauen schenken und mich von zu Hause aus arbeiten lassen. Ein paar Grundregeln zum Homeoffice musste aber auch ich mir schaffen. Meine Tipps und Tricks möchte ich heute gerne mit allen teilen, die nach Hilfe und Inspiration für die Tage im Homeoffice suchen.
#1 Die Homeoffice-Regeln
Klar definierte Regeln sind im Homeoffice eine grosse Hilfe. Besonders als Homeoffice-Rookie. Falls Ihr Chef nicht von selbst mit Regeln an Sie herantritt, arbeiten Sie einen kurzen Vorschlag für ihn aus. Hier ein paar Stichworte, die geklärt in den Regeln festgehalten werden müssen: zur Verfügung stehende Hard- und Software, Zugangsdaten und Zugriffsrechte, Arbeitszeit, Arbeitszeiterfassung und Erreichbarkeit.
#2 Der Arbeitsplatz
Nicht jeder ist in der glücklichen Lage, ein separates Bürozimmer zu Hause zu haben. Ziehen Sie deshalb eine klare Grenze zwischen Ihrem Wohnraum und Ihrem Arbeitsplatz. Schlagen Sie den Arbeitsplatz in einer ruhigen Ecke bei Ihnen zu Hause auf und schaffen Sie eine büroähnliche Atmosphäre.
Mein Extratipp: Wenn Kinder im Haus sind, ist es umso wichtiger, Regeln zu definieren, damit Sie ungestört arbeiten können. Ich bin in der glücklichen Lage ein eigenes Büro im Haus zu haben. Aber auch bei uns gilt: Ist die Zimmertür geschlossen, bitte nicht stören. Zugegeben, im Moment, da wir alle zu Hause sind, schliesse ich die Tür auch manchmal, um einfach meine Ruhe zu haben. Nicht immer ganz nett, ist aber so. ;) Ach und, persönlich finde ich, dass überhaupt nichts dagegen spricht, bei schönstem Frühlingswetter das Büro auf den Balkon oder in den Garten zu verlegen. Solange Sie effizient weiterarbeiten können, ist doch alles in Ordnung.
#3 Geregelter Tagesablauf
Gestalten Sie Ihren Tag so, als würden Sie ins Büro gehen. Das heisst, der Arbeitstag startet nicht um 9 oder 10 Uhr, sondern genau zur selben Zeit, wie Ihr Arbeitstag im Büro beginnt. Damit bringen Sie bereits Struktur in Ihren Tag und signalisieren Ihrem Team und Kunden, dass sie sich auf Sie verlassen können. Arbeiten Sie mit To-do-Listen und Deadlines. Diese helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und produktiv zu bleiben. Je nach dem, wie Ihr Team aufgestellt ist, lohnt sich eine Online-Lösung. Wir arbeiten ob mit oder ohne Homeoffice in agilen Teams und Sprints. Unsere Aufgaben und Deadlines halten wir in Azure DevOps fest. Jede dritte Woche halten wir via Microsoft Teams ein Sprint Review und Planning Meeting ab. Dazwischen gleichen wir uns in wöchentlichen Kurzmeetings, so genannten Stand-ups, ebenfalls online ab. Der Vorteil ist, dass jeder im Team sehen kann, wie der Arbeitsfortschritt in einem Projekt derzeit ist und in der Zwischenzeit individuell seiner Arbeit nachgehen kann.
#4 Das Outfit
Ich persönlich bin kein Fan davon, mich zu Hause so anzuziehen, als würde ich ins Büro gehen. Meistens trage ich eine bequeme Leggins und ein ansehnliches Oberteil, bin aber natürlich gewaschen und gekämmt. Denn wer weiss, wer einen Live Call mit mir möchte! Die Gefahr, sich direkt vom Bett an die Arbeit zu setzen ist gross: “Ich lese noch schnell die E-Mails, im Pyschi, beim Frühstück.” … Zack ist es 12 Uhr, man ist noch immer im Pyschi, ungewaschen und ungekämmt. Lachen Sie nicht und schütteln Sie nicht den Kopf, das ist mir alles schon passiert. Es lohnt sich also, jeden Morgen etwas Selbstliebe zu zelebrieren, indem man sich anzieht, wäscht und für den neuen Tag bereit macht.
#5 Geräte und Zugriffsrechte
Natürlich, es ist absolut klar, dass ich als Mitarbeiterin eines IT-Unternehmens in Sachen Hard- und Software, IT-Know-How und Ressourcen allgemein in einer absolut glücklichen Lage bin. Egal was ich brauche, ob einen Rat oder Equipment wie Kopfhörer/Headset, ein zusätzliches Netzteil oder einen zweiten Monitor inkl. Dockingstation, einer der itnetX-Experten kann mir immer helfen. Ihnen und Ihrem Unternehmen übrigens auch! Klären Sie also mit Ihrem Vorgesetzten und der IT-Abteilung Ihres Unternehmens, wo welche Hardware zu beziehen ist und wer Ihr Ansprechpartner in Software-Fragen ist. Fragen Sie nach, welche Dokumente wo und mit welchen Nutzungsrechten verfügbar sind. Bei uns hat jeder seinen eigenen Laptop. Beim allerersten Log-in dauert es etwas länger, weil die Einrichtung des persönlichen Accounts gemacht wird. Seither aber halte ich jeden Morgen mein frisch gewaschenes Gesicht in die Kamera und kann dort weiterarbeiten, wo ich am Tag zuvor aufgehört habe. Unsere Daten liegen zentral in der Cloud. Je nach Zugriffsrecht, kann ich Dokumente öffnen, verschieben, bearbeiten oder auch nicht. Ich liebe die Cloud. Sie hält alles bereit, was ich zum Arbeiten brauche. Denn, was wäre ärgerlicher als ein Homeoffice-Tag der zum Scheitern verurteilt ist, weil weder die Hardware noch die Software und geschweige denn die Zugangsdaten und Zugriffsrechte zur Verfügung stehen.
#6 Mit dem Team im Kontakt
Manchmal ist mir meine Kollegin Inke so nah, dass ich das Gefühl habe, sie sitzt vis-à-vis von mir am Schreibtisch. In der Realität sehen wir uns sehr selten, sie sitzt in Basel im Homeoffice, ich in Bern. Das ist einerseits schade, andererseits würden wir ohne die Homeoffice-Lösung wahrscheinlich nicht zusammen arbeiten können. Wir halten uns über Microsoft Teams auf dem Laufenden, telefonieren, chatten, halten Videokonferenzen ab, teilen Dokumente und ja, ab und an halten wir natürlich auch den einen oder anderen Schwatz. Mehr dazu unter #7.
Microsoft Teams ist seit meinem ersten Arbeitstag bei itnetX mein absolutes Lieblingstool. Ich war sofort fasziniert von den vielen Möglichkeiten, die diese App bietet, und entdecke immer wieder Neues, das ich ausprobieren und anwenden kann. Im Moment ist die Sicherstellung von Events, die virtuell statt live stattfinden und über Microsoft Teams abgehalten werden, für mich ein sehr wichtiger Punkt. Und die Videotelefonie. Es ist schön, in Zeiten wie diesen, seine Gesprächspartner live auf dem Bildschirm zu sehen.
#7 Bewusst Pausen einlegen
Wie oben erwähnt, meine Kollegin Inke begleitet mich manchmal mit in die Kaffeepause. Während wir einen kurzen Schwatz über Privates halten, mahlen die Kaffeemühlen unserer Siebträgermaschinen abwechselnd und wir lachen über den Lärm, der uns verstummen lässt. Pausen und der soziale Austausch sind im Homeoffice wichtig. Nach mehreren Stunden, alleine in einem Raum, kann einem schon mal die Decke auf den Kopf fallen. Und ich gebe zu, an manchen Tagen sehne ich die virtuelle Kaffeepause mit Inke herbei. Was ich auch immer mache, ist eine Mittagspause. Aktuell trifft sich bei uns, aufgrund der Umstände, die ganze Familie am Mittagstisch. Wir kochen abends vor und müssen unser Mittagessen so nur noch aufwärmen. Das spart Zeit. Die nutze ich gerne, um mir kurz an der frischen Luft die Füsse zu vertreten und den Kopf freizubekommen für den zweiten Teil des Homeoffice-Tages.
#8 Feierabend machen
Auch ein Homeoffice-Tag endet. Machen Sie bewusst Feierabend und schalten Sie den Laptop aus. Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz so, dass Sie am nächsten Tag direkt mit der Arbeit beginnen können. Ich belohne mich gerne nach einem Arbeitstag mit einer Velorunde oder sonstigen sportlichen Aktivitäten. Dabei kann ich am besten abschalten und mich auf die freie Zeit mit meiner Familie einstellen. Die Rituale, den Feierabend zu gestalten sind individuell. Wichtig ist, dass Sie Abstand zur Arbeit bekommen und Sich entspannen und erholen können.
#9 Hilfe für dich und dein Unternehmen
Ja, das Coronavirus (COVID-19) hat uns alle fest im Griff. Die Situation ist herausfordernd, für Sie, mich und überhaupt alle im Arbeitsmarkt. Für uns bei der itnetX ist digital normal. Deshalb sind wir für Sie da. Wir helfen Ihnen, den modernen und sicheren Arbeitsplatz und die Homeoffice-Welt in Ihrem Unternehmen fit zu machen. So bleibt das Unternehmen wirtschaftlich am Ball und Sie können Ihren Teil dazu beitragen, das tägliche Geschäft voranzutreiben.